Какво? Къде? Кога?

Краят на годината е и е време за партита и поздравителни картички. Aко нямате календар, ще разберете по поканите, които се изсипват в електронната ви пощенска кутия. Вероятно получавате и покани на хартия, но масовата практика днес е да се използва електронната поща за разпращане на такъв вид съобщения. Ще коментирам някои аспекти на поканите, изпращани чрез електронна поща, които влияят на възприемането ѝ и които доста често не са изпълнени по най-добрия начин.

Значението на думата “покана”, описано в заглавието на този материал, е едно от значенията, описани в българския тълковен речник. Избрах го защото, въпреки че електронната поща е друг вид медиа, доста често бива използвана именно като “хартиена” медиа.

Съобщението

Да, поканата, трябва да съдържа не само логото ви, но и нужната информация, така че поканеният да може да планира и да се отзове на вашето събитие. Доста често виждам съобщения, в които отговорите на въпросите “Какво”, “Къде” и “Кога” са така разхвърляни в не малък по обем текст, че отнема известно време докато получателят успее да ги открие. С подобен подход рискувате да изнервите вашия желан гост и той да не се отзове, особено ако има доста ангажименти.

Поставете се на мястото на получателя. Обърнете внимание на темата/subject  — положете усилия да привлечете интерес. Oбособете фактите на едно място — в повечето случаи подходът “обърната пирамида” — основните факти най-напред, а след това изложението — е добро начало.

Обърнете внимание на датите — съветвам ви да изпишете месеца с думи, особено ако между получателите има чужденци — така никой няма да се обърка, кое число за какво се отнася.

Включете карта - не снимка на карта, а връзка към карта в Google, която обозначава мястото на събитието. По този начин изключително много улеснявате вашите гости по пътя към вашето събитие — давате им възможност директно да използват навигацията на мобилните си телефони.

Прикачете ics файл — много хора използват календарни приложения, за да поддържат актуална информация за ангажиментите си — така им давате възможност директно да го импортират в календара си. ics файл можете да получите, когато експортирате събитието от вашия календар.

Задължително използвайте коректор, който да прочете внимателно и да коригира, ако се налага, писмото и темата/subject.

Оформлението

Може да напишете най-добрата и неустоима покана, но ако не я оформите правилно, рискувате да отиде в кошчето, без дори да бъде прочетена.

Масовата практика днес в България е покани поздравителни картички да се оформят по два начина — прикачен pdf файл или прикачено/вмъкнато/зареждано от уеб сървър изображение. Докато двата подхода са лесни за реализация от страна на изпращачите, не могат да се похвалят с удобство и добра използваемост от страна на получателите.

Основният източник на неудобства за потребителите е устройството, което използват за достъп до електронната си поща — в повече от половината случаи това е мобилен телефон (източник: emailmonday). Най-същественото ограничение идва от размера на екрана — не позволява прикачените pdf или изображение да бъдат едновременно видими в пълната им широчина и в размер, позволяващ нормално четене. На поканените им се налага да увеличават и местят съдържанието във всички посоки — нещо подобно на това да се опитате да прочетете вестник през шпионка.

Решението, което постига по-добра използваемост, а оттам и по-добро възприятие за вашия бранд, е да оформите вашата покана или картичка като електронно писмо, което се състои от две алтернативни част — чист текст и html. По този начин можете да постигнете т.нар. “течно съдържание” — вмества се в предоставения му обем без да жертва четимостта. Бих препоръчал изображенията — лого и др. подобни да се вмъкнат в писмото като се използва т.нар. cid схема, вместо да се зареждат при отваряне на писмото от уеб сървър. Предимството е, че вашите изображения ще са видими веднага, вместо да се изчака потребителят да одобрява зареждането им. Разбира се, в този случай вашето писмо става малко “по-тежко” като обем.

Подгответе се за компромиси — за съжаление няма пълно щастие — някои програми за електронна поща няма да възпроизведат точния шрифт, който сте пожелали, а други (най-вече уеб базираните пощи) няма да покажат фона, който желаете или части от него. С малко креативност в дизайна тези проблеми са преодолими, така че вашето писмо да носи характеристиките на вашия бранд и удобството за получателите да е максимално.

Реализацията на подобно решение може да стане, най-общо казано, по два начина:

• Използвате услуга от типа на mailChimp, myEmma, madMimi и адаптивните възможности на техните шаблони. Предимство в случая е, че подобен род платформи, освен за оформлението, се ангажират и с разпращането като полагат сериозни грижи вашето писмо да не бъде определено като спам.
• В зависимост от сложността на оформлението на вашето съобщение, използвате възможностите за създаване на HTML съобщение на програмата ви за електронна поща или услугите на дизайнер/агенция с нужния опит. Проектирайте оформлението си така, че да се вмества в широчина 640 точки и да се чете без проблеми - това означава размер на шрифта на основния текст поне 15 точки. Ако го направите да се адаптира към различни размери на екрана, това ще добави приятно усещане за тази част от получателите ви, които ще видят вашето съобщение на различни устройства. Обърнете внимание, че в този случай, първо се грижите за добрия изглед в мобилни устройства, а след това за изгледа в устройствата с повече възможности — mobile first и progressive enhancement.

Изпращане

Тази последна стъпка много често е причината подобен род писма да не стигнат до получателите си, защото са определени като спам. В случай, че не използвате специализирана услуга, а изпращате сами писмата е добре да имате предвид:

• Изпращайте на малки порции получатели. Големите списъци с получатели могат да предизвикат анти-спам системите да определят писмото ви като спам. Немалко пощенски сървъри имат ограничение на максималния брой получатели;
• Изброявайте получателите в полето BCC (Blind Carbon Copy) — в противен случай всеки получател ще разполага с имейл адреса на останалите получатели в групата — със сигурност на доста хора няма да им е приятно;
• Желателно е имейл адресът, от който изпращате писмата да е достатъчно информативен и да звучи познато за повечето получатели. Получавам писма от няколко фирми, които са посочили Info за име на изпращача — да не говорим, че прилича на спам, но докато не отворя писмото не знам кой го е изпратил;
• Запишете писмото в папка Шаблони/Templates и оттам го избирайте за изпращане вместо да използвате Препращане/Forward. Алтернативно можете да използвате функцията Edit message as new, с която някои програми за електронна поща разполагат. В Mozilla Thunderbird тази функция се активира с Ctrl-e.

Интензивно тестване е единственият начин да постигнете максимален ефект. Тествайте съдържанието, тествайте темата/subject-a, проверете всички връзки и телефонни номера дали работят правилно. Тествайте оформлението — направете си пощенски акаунти в Gmail, Yahoo и abv.bg и изпратете вашата покана/поздравителна картичка до тях. Вижте как изглежда вашето писмо в Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Apple Mail. Тествайте в мобилен телефон и на голям монитор.

Със сигурност този материал не може да покрие всички възможни ситуации, които могат да възникват, но винаги, когато имате съмнения как да подходите към решаването на един или друг въпрос, се поставяйте на мястото на потребителя — онзи човек от другата страна на монитора ви — по-трудно е, но определено си заслужава.